Автоматизация процессов Royal Transport Group
ЧТО ДЕЛАЛИ
Система автоматизации бизнесс процессов.
ДЛЯ КОГО
Royal Transport Group - одна из крупнейших логистических компаний РФ в нише контейнерных перевозок.
Задача
Проблематика задачи заключалась в отсутствии единой системы управления — информация о заказах хранилась разрозненно, все данные между работниками пересылались по почте. Работники каждый день вручную отслеживали, какие документы прислали, а какие нет; сами писали письма с напоминаниями о необходимости выслать нужные документы. Все эти факторы не только очень сильно тормозили процесс коммуникации с клиентами и партнерами, но и требовали много ручного труда.
Решение
Первым делом мы выяснили, на какие процессы в компании тратится больше всего усилий. Проанализировали, какие каналы взаимодействия сотрудников не дают быстрой обратной связи и вызывают задержки.
На втором этапе составили детальный план взаимодействия клиента с компанией, сотрудников с коллегами из компаний партнеров.
Третьим этапом сформировали схемы передачи документов на каждом шаге поставки груза, начиная от запроса клиента и заканчивая сдачей контейнера в городе назначения.
В результате основной задачей системы стало удобное и быстрое сопровождение заказа по всему бизнесс-процессу, быстрые коммуникации с закачиками и партнерами, а также единая среда хранения данных по всем заказам, разделенная по уровням доступа.
Проблемы
Одна из основных проблем компании — это задержка в получении документов. Утро сотрудника начиналось с составления списка email рассылки клиентам и работникам компаний партнеров с указанием, какие документы в какой срок должны быть предоставлены. Зачастую груз попросту могут не выпустить с таможни или не принять в порту Китая, если у компании нет бумаги об оплате этого груза, или клиент невовремя или неправильно предоставил бумаги.
Каждый шаг поставки груза выполняется сотрудниками компаний партнеров. Для того, чтобы они могли приступить к выполнению заказа, им необходимо передать все документы. По завершению они передают все необходимые данные: договора, бумаги, состояние груза, местонахождение и т.д.
Задержки в предоставлении документов на груз стопорили процесс поставки. Работникам Royal TG приходилось по несколько раз переделывать документы, пересылать их исполнителям и собирать часть данных заново.
Невовремя полученный документ мог затормозить поставку груза на сутки и более, а ведь каждый день простоя груза на таможне или в порту — это дополнительные расходы.
Вовремя отправленные документы со стороны Китая позволяют заблоговременно подготовить документы в порту РФ. И снова задержки в передаче документов вызывали проблемы, срыв сроков и переделывание части документов.
Оптимизация
Основная идея — единая система управления заказами, построенная на модели процессов контейнерных перевозок. Цель стемы: автоматизия формирования заказа клиентом, сопровождение заказа работниками компании и коммуникации с партнерами.
Стиль web интерфеса системы и мобильных приложений должен быть легко узнаваем. Для этого во время проектирования интерфейсов наши дизайнеры использовали фирменный стиль Royal Transport Group.
Мобильное приложение
Прежде всего были созданы карты экранов и прототипы интерфейсов. Это помогло нам спроектировать приложения с простым доступом к заказам, удобным просмотром входной информации и возможностью быстрой передачи данных менеджерам компании Royal TG.
3 стороны
Каждое действие в системе соответствует правилу. Правила объединяются в роли и назначаются пользователям. Действие не будет выполнено если у пользователя нет соотсвествующего разрешения.
Уникальный набор шагов под каждый заказ
Сопровождение заказа заключается в присвоении цепи выполнения к заказу. Цепь описывается полями для ввода/просмотра данных и шагами выполнения заказа. Каждый шаг описывается следующими параметрами: ответственная компания-подрядчик; список полей, которые доступны для неё (данные, получаемые на момент начала обработки шага, и данные, которые необходимо загрузить в систему для завершения шага).
Редактор заказов
Система позволяет настраивать следующие типы полей для ввода/просмотра данных: текст, число, выбор даты, выпадающий список, чек-бокс, файл, фото.
Для полей можно настраивать правила проверки значения относительно константы или другого поля, а также настраивать скрытые поля относительно значения в другом.
Мониторинг процесса транспортировки и оповещение партнеров
В силу привязанности системы к контейнерным перевозкам были реализованы интерфейсы отслеживания груза (используя его трек номер) по морским линиям и ЖД.
Каждое событие в системе, пусть то изменение статуса груза или загрузка новых документов, сопровождается оповещением отвественным лицам. Никто из них больше не пропустит время загрузки документа или получение документов!
УПРАВЛЕНИЕ ЗАКАЗАМИ
Продуманный и логичный интерфейс управленя заказами значительно облегчает процессы подачи заказов. Клиенты с легкостью просматривают актуальные данные, лишний раз не отвлекая менеджеров компании от более важных дел.
УДОБНАЯ СВЯЗЬ
Неотемлемой частью системы является возможность коммуникации сотрудников между собой. Существуют два типа чатов: одиночный и групповой. Написав сообщения в чате, сотрудник может отметить их и одной кнопкой сформировать официальное письмо, которое рассылается по электронным почтам участников чата.
МОЙ ПРОФИЛЬ
Все данные о пользователе собраны в его личном кабинете. Здесь он может просмотреть все договора с компанией и загрузить доверенности. Так же просмотреть состояние своего счета и список устройств с которых выполнен вход.
Веб интерфейс
Работники Royal Transport Group в первую очередь взаимодействуют с системой, сидя за своими работчими ПК. Для них предусмотрен самый полный функционал системы. Начиная от редактирования данных пользователей, заканчивая настройкой цепей поставок грузов.
В итоге, система охватила все бизнесс процессы компании Royal Transport Group. Автоматизация позволила сократить ручной труд, увеличив объем поставок без расширения коллектива сотрудников. Теперь все данные собраны в одном месте и доступ к ним контролируется правилами и уровнями доступа.
Заказать проект